Optimitzar la gestió, reduir els terminis de tramitació i donar una resposta més ràpida a la ciutadania. Amb aquests tres objectius, l’Ajuntament d’Esparreguera treballa actualment en la simplificació, millora i digitalització d’una desena de tràmits i procediments administratius. Aquesta línia de treball, impulsada des del departament de Govern Obert i Optimització de l’Administració, té el seu focus en el redisseny dels processos de tramitació mitjançant la identificació dels colls d’ampolla que en dificulten la gestió i l’aplicació de solucions tecnològiques que permetin agilitzar-los i automatitzar les tasques més repetitives. En aquest àmbit, actualment l’Ajuntament treballa en la millora de procediments com la comunicació prèvia d’obres, la comunicació d’ocupació de la via pública o la sol·licitud de gual, amb l’objectiu de reduir significativament els temps de resposta a les peticions que rep. Un dels primers processos que ja s’ha digitalitzat integralment és el de sol·licitud de llicències per tinença d’animals potencialment perillosos, que ha permès passar d’un temps mitjà de tramitació de 254 dies a un termini inferior als dos mesos.

Pel que fa a la comunicació prèvia d’obres sense projecte, l’Ajuntament rep 275 peticions a l’any i triga una mitjana de 105 dies a donar-hi resposta. Amb el nou tràmit, que és previst que comenci a funcionar a mitjans de 2027, el termini podrà escurçar-se a 15 dies gràcies al redisseny i simplificació del procés, que facilitarà que l’autoliquidació pugui fer-se al principi del tràmit. En relació amb la comunicació d’ocupació de la via pública, està previst iniciar pròximament el projecte de millora. L’Ajuntament rep al voltant de 330 peticions cada any, de les quals actualment n’hi ha 24 en tràmit, i triga una mitjana de 61 dies a donar-hi resposta. Finalment, pel que fa a les sol·licituds de gual, l’objectiu és iniciar el projecte de millora durant el 2027 per agilitzar-ne la gestió. Actualment l’Ajuntament triga una mitjana de 222 dies a tancar els expedients de guals i en aquests moments té 81 peticions en tràmit.

Un dels primers resultats d’aquest treball de simplificació és el nou procediment de sol·licitud de llicències per tinença o conducció d’animals potencialment perillosos, que ja està disponible a la seu electrònica municipal. Mitjançant el redisseny del procés i la seva digitalització integral, l’Ajuntament ha aconseguit reduir en més de 200 dies el temps de tramitació d’aquestes llicències, que en els darrers anys se situava en una mitjana de 254 dies. Amb el nou procediment, el termini serà inferior a un mes si no hi ha cap requeriment extraordinari de documentació a les persones sol·licitants, i de 60 dies en cas que calgui aportar nova documentació. La millora també ha permès simplificar la gestió interna dels expedients i incorporar una llicència digital amb un codi QR que la Policia Local podrà llegir mitjançant una aplicació específica per verificar-ne la vigència. Actualment l’Ajuntament té 19 expedients en curs en aquest àmbit i, en els darrers cinc anys, ha tramitat un total de 194 sol·licituds.

En els processos de millora s’involucra el personal del departament de Govern Obert i Optimització de l’Administració i el personal tècnic i administratiu propi del servei del qual depèn el tràmit a simplificar. La metodologia de treball passa per una anàlisi del procediment actual i la identificació dels colls d’ampolla on aquest queda més temps encallat per, finalment, elaborar una proposta de simplificació que tingui en compte l’eficiència del procés i, si cal, l’aplicació de solucions tecnològiques que ajudin a agilitzar-lo i automatitzin les tasques més repetitives. Un cop redissenyat el procés i definit el nou flux de tramitació, es duen a terme proves funcionals per acabar de validar-lo, de manera que pugui ser plenament operatiu i aporti les millores esperades. Finalment, el procés de treball culmina amb l’elaboració d’una guia de suport a la tramitació que recull totes les fases del nou procés i la formació del personal tècnic municipal que ha de fer-ne la gestió.

L’optimització i millora de l’administració és un dels objectius estratègics del govern municipal. És per això que al desembre de 2024, amb el primer decret de canvi de cartipàs de l’alcalde Juan Jurado, es va crear l’àrea de responsabilitat de Simplificació Administrativa i Digitalització. Aquest àmbit s’ha consolidat i ampliat posteriorment, al mes de febrer d’aquest any, amb el darrer canvi organitzatiu d’aquest mandat, que va donar lloc a la creació del departament de Govern Obert i Optimització de l’Administració, on s’han integrat les activitats de govern obert, transparència, comunicació, millora de processos i sistemes d’informació. Una de les principals línies de treball d’aquest departament és millorar el funcionament de l’administració en els seus processos de gestió i en la relació amb la ciutadania, per fer de l’Ajuntament una organització més àgil, eficient i propera a la ciutadania.